Хоть на дворе и 21 век, который имеет множество новейших технологий, все равно работа в офисах с документами не доведена до совершенства и не использует в полной мере новые блага цивилизации. То есть, во многих организациях еще не все перевелись на систему электронного документооборота внутри компании, а многие эксперты прогнозируют, что вряд ли на практике такая концепция будет в полной мере осуществима.
Два совершенно разных мира
Полностью пользоваться электронным документооборотом не получится никогда, то есть офисным работникам придется сталкиваться с двумя разными мирами: высокие технологии и стандартные бумаги. Разумеется, что документы в электронном варианте, куда более удобны в использовании. А именно: их легко создавать, корректировать, вставлять необходимые объекты, отправлять по почте быстро и легко, а так же их можно размещать в интернет-сетях. А с другой стороны, бумажные документы более привычны к восприятию, удобны для чтения и обязательны для факсимильных аппаратов. Тем более, практически все наше законодательство предусматривает предоставление документов именно в бумажном формате.
Как правило, для работы с бумажными видами документов используются такие процессы, как копирование, сканирование, хранение и так далее. А для всего этого требуется наличие соответствующей техники: сканер, факс, ксерокс, принтер и так далее.
Устройство «все в одном»
Чтобы избежать покупки многих необходимых устройств для работы с бумагой, на которые придется потратить кругленькую сумму, а размещать их все негде, можно воспользоваться устройством, которое совмещает в себе несколько вариантов продукции. Такие устройства называются МФУ, так как в них прекрасно сочетаются несколько видов офисной техники.
В зависимости от комплектации, МФУ могут быть оснащены копиром-принтером-сканером, а некоторые модели имеют и факс. То есть, такой аппарат имеет существенные преимущества, которые очевидны невооруженным взглядом:
- надежность;
- компактность, так как одно устройство занимает куда более меньше места, чем наличие в пространстве нескольких аппаратов;
- низкая стоимость;
- модульность;
- простота и удобство при использовании, так как панель МФУ достаточно проста и понятна, то есть проблем не возникнет при работе;
- низкая цена при эксплуатации, так как работа происходит с одним видом расходного материала.
